2026-Checkliste für Hotels & Gastronomen: E-Rechnung, barrierefreie Website, Preise & mehr – einfach erklärt
2026-Checkliste für Hotels & Gastronomie: E-Rechnung, barrierefreie Website, Preise & mehr – einfach erklärt
2026 bringt echte To-dos für Inhaberbetriebe: neue Pflichten (E-Rechnung), laufende Umstellungen (digitale Barrierefreiheit), Preisthemen (Mindestlohn/Mehrwertsteuer), plus saubere Basics in Kasse, PMS und Buchungsmaschine. Mit der folgenden Liste erledigen Sie alles Schritt für Schritt.
1) E-Rechnung: Empfang jetzt, Versand stufenweise – was das für Sie im Jahre 2026 konkret heißt
Warum es wichtig ist: Seit 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im EN-16931-Format empfangen können. Für das Versenden gibt’s Übergangsfristen – 2026 ist ein Übergangsjahr, 2028 wird’s für (fast) alle verpflichtend.
Was tun bis 2026:
- Sicherstellen, dass Sie E-Rechnungen empfangen, lesen und rechtskonform archivieren (XML bleibt das Original!).
- Mit Steuerberatung/Softwarehaus klären, ab wann Sie selbst E-Rechnungen versenden (abhängig von Übergangsregeln/Größe).
- Lieferanten bitten, konsequent E-Rechnung zu schicken; interne Prozesse (Einkauf/Buchhaltung) anpassen.
- Schulung für Team: Unterschied E-Rechnung ≠ PDF.
Quellen: BMF-FAQ & Behörden/Verbände mit Zeitplan. DATEV+3Bundesministerium der Finanzen+3IHK München+3
2) Digitale Barrierefreiheit: Website/Online-Buchung BFSG-fit machen
Warum es wichtig ist: Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) setzt den European Accessibility Act um. Für relevante digitale Dienstleistungen (z. B. Online-Buchung, Zahlungsstrecken) gelten seit 28./29.06.2025 verbindliche Anforderungen.
Was tun bis 2026:
- Website, Buchungsstrecke & Bezahlung auf Barrierefreiheit prüfen (Kontrast, Tastaturbedienung, Alternativtexte, klare Fehlermeldungen).
- PDF-Speisekarten & Zimmerinfos barrierefrei bereitstellen (oder in HTML umziehen).
- Im Angebotstext klare, einfache Sprache und sichtbare Fokuszustände verwenden.
- Einen kurzen „Barrierefrei“-Hinweis mit Kontakt für Hilfebedarf anlegen.
Quellen: offizieller Info-Hub der Bundesregierung zum BFSG; ergänzend Überblicksseite. barrierefreiheit-dienstekonsolidierung.bund.de+1
3) Preise 2026: 7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke – Karte & Frühstück sauber trennen
Warum es wichtig ist: Ab 01.01.2026 sollen Speisen in der Gastronomie dauerhaft 7 % Umsatzsteuer haben; Getränke bleiben 19 %. Frühstück im Hotel entsprechend trennen (Speisen vs. Getränke).
Was tun bis 2026:
- Zwei Kalkulationen prüfen (2025 vs. 2026) und Speisenthemen ggf. sichtbar entlasten (oder Leistung aufwerten).
- Frühstück: in Rechnung/Artikelstamm Speisen/Getränke trennen.
- Karten bereinigen (Renner stärken, Ladenhüter raus) und Änderungen ehrlich erläutern.
Quelle: Bundesregierung zum Steueränderungsgesetz 2025 (USt-Satz ab 2026). Bundesregierung+1
4) Mindestlohn steigt 2026/27: Personalkosten & Dienstpläne anpassen
Warum es wichtig ist: Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 01.01.2026 auf 13,90 € und zum 01.01.2027 auf 14,60 €. Das wirkt direkt auf Kalkulation, Dienstpläne und Preispunkte.
Was tun bis 2026:
- Stunden- und Zuschlagsmodelle prüfen, Pausen/Schichtlängen entzerren.
- Speisen/Angebote mit hohem Arbeitsaufwand vereinfachen oder höher bepreisen.
- Team informieren, Aushänge/Lohnabrechnung anpassen.
Quellen: BMAS-Mitteilung, ergänzend Agenturmeldungen. BMAS+1
5) Kasse: Meldepflicht im Griff behalten (Neugeräte ab 07/2025 binnen 1 Monat)
Warum es wichtig ist: Seit 2025 gilt die Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme (Kasse/TSE). Vor dem 01.07.2025 angeschaffte Systeme mussten bis 31.07.2025 gemeldet werden; Neugeräte ab 01.07.2025 jeweils innerhalb eines Monats.
Was tun bis 2026:
- Prüfen, ob alle Geräte/Filialen gemeldet sind (inkl. Außerbetriebnahmen).
- Routine einführen: Bei Neuanschaffung sofort Meldung (ELSTER-Prozess).
- Belege/Exports (DSFinV-K/TSE) regelmäßig testen.
Quellen: IHK/Steuerinfos zur Kassenmeldepflicht. Industrie- und Handelskammer+1
6) Hotelmelderecht: Deutsche Gäste ohne papierhaften Meldeschein
Warum es wichtig ist: Seit 01.01.2025 entfällt der Meldeschein für deutsche Staatsangehörige. Prozesse an Rezeption/PMS können verschlankt werden; für Nicht-Deutsche bleibt die Pflicht bestehen.
Was tun bis 2026:
- PMS-Workflow anpassen (keine Papierzettel für deutsche Gäste).
- Hinweise/Schulung fürs Team; Check-in-Texte aktualisieren.
- Datenschutz: Nur notwendige Daten erheben/aufbewahren.
Quellen: IHA-FAQ (PDF) & DEHOGA-Hinweis. Hotelverband Deutschland
7) Buchungsmaschine (IBE): Verfügbarkeiten/Raten 2026 wirklich öffnen
Warum es wichtig ist: Viele Häuser vergessen, langfristige Raten/Restriktionen für das Folgejahr zu aktivieren – dann bucht niemand direkt.
Was tun bis 2026:
- Kalender 2026 komplett freischalten (inkl. Arrangements/Packages).
- Sperrfristen/Mindestaufenthalte realistisch setzen (Feiertage, Messen).
- Direktbucher-Vorteile definieren (z. B. Late-Check-out nach Verfügbarkeit).
- Preislogik an Wochenrhythmus anpassen (Business/Leisure).
(Hinweis: rechtlich nicht heikel; operativer Best-Practice-Punkt.)
8) Direktbuchung stärken: DMA schafft Spielraum – Parität ade
Warum es wichtig ist: Booking.com ist nach DMA (Digital Markets Act, ein EU-Gesetz zur Regulierung großer digitaler Plattformen („Gatekeeper“) für fairen Wettbewerb) Gatekeeper; Paritätsklauseln (gleicher Preis überall) sind untersagt. Sie dürfen auf der eigenen Website bessere Preise/Vorteile bieten.
Was tun bis 2026:
- Mitgliederrate/Direktrate mit kleinem Vorteil, z.B. 5 % – 10 %, anbieten.
- Website-Botschaft klar platzieren („Direktbuchen zahlt sich aus!“).
- Kanalmix steuern: erst Direktkanal, dann OTA für Rest.
Quelle: EU-Kommission/Digital Strategy zum DMA-Status von Booking. Digitale Strategie Europas
9) Angebote 2026: Saisonpläne & Pakete jetzt festzurren
Warum es wichtig ist: Wer Packages (z. B. „3=2“, E-Bike-Bundle, Familienwochenende) früh anlegt, füllt schwache Zeiten.
Was tun bis 2026:
- Saisonkalender (Ferien/Messen) in PMS/IBE hinterlegen.
- 3–5 Pakete definieren (klarer Nutzen, klarer Preis).
- Fotos & Texte schlank, buchbar mit 1–2 Klicks.
- Newsletter-Strecke: Ankündigung → Last-Minute → „Danke, bis bald“.
10) Instagram/Meta-Ads: lokal, lesbar, messbar
Warum es wichtig ist: au „Beitrag bewerben“ zu klicken, streut unnötig Geld; lokal saubere, von Profis gesteuerte Kampagnen bringen Gäste.
Was tun bis 2026:
- Professionelle Social Media Spezialisten (wie z.B. auf HoGa-Netz) kontaktieren
- Motive: Außenaufnahme oder bestes Tellerfoto; kein Word-Menü-Scan.
- Zeitfenster: Kampagnen nur zu Öffnungszeiten; 2 Motive testen, Gewinner behalten.
(Hinweis: operativer Best-Practice-Punkt; rechtlich unkritisch.)
11) Einkauf & Verträge: 2026-Preise früh sichern
Warum es wichtig ist: Höherer Mindestlohn/Wareneinsatz trifft Margen.
Was tun bis 2026:
- Rahmenpreise für Top-Artikel anfragen (Kaffee, Mehl, Fleisch, Energie).
- Alternativen (z. B. Hauslimonaden/Infused Water) mit besserer Marge planen.
- Portionsgrößen/Beilagen optimieren und klar kommunizieren.
- von günstigen Preisen und Rückvergütungen in Einkaufsnetzwerken profitieren.
12) Hygiene & Dokumentation: Routinen schlank halten
Warum es wichtig ist: Prüfungen kommen unangekündigt; schlanke Abläufe sparen Zeit.
Was tun bis 2026:
- Digitale Checklisten für Reinigungs-/Kühlprotokolle.
- Allergen-Infos aktuell halten (Website & Karte).
- Lieferdokumente (E-Rechnung!) sauber ablegen.
13) Team & Kommunikation: kurz, ehrlich, überall gleich
Warum wichtig: Gäste akzeptieren faire Preise, wenn sie den Grund kennen.
Was tun bis 2026:
- Einheitliche Kurztexte für Karte, Website, Tischaufsteller: „Wir kochen frisch, zahlen fair, planen klar.“
- Mitarbeiter-Briefing zu Preis-/Steuer-Änderungen (Fragen & Antworten).
- Beschwerde-Leitfaden: freundlich, lösungsorientiert, kurz.